Pour satisfaire à ses obligations professionnelles, l’agent immobilier doit de tenir un registre des mandats. Celui-ci doit être renseigné avec la plus grande précision afin d’assurer la sécurité juridique des contrats signés. Pour vous guider, SeLogerPro vous explique en détail comment bien remplir votre registre des mandats.
L’obligation de tenir un registre des mandats
La loi Hoguet du 2 janvier 1970 définit le registre des mandats immobiliers et son contenu. Comme stipulé dans l’article 6, l’ensemble des transactions effectuées par une agence immobilière doivent faire l’objet d’un mandat spécifique. Un exemplaire de ce document doit être remis au client. La version originale doit, quant à elle, obligatoirement être répertoriée au registre des mandats. En cas de délégation de mandat, vous êtes tenus d’indiquer cette opération sur le registre. Enfin, en cas d’avenant, il est préférable de préciser dans le registre sa date dans la colonne “observations” du mandat concerné.
Suite au décret n°2005-1315, le registre des mandats immobiliers peut être géré sous forme électronique. Simple, économique et rapide, cette solution permet également d’éviter des erreurs préjudiciables à votre mandat.
Bon à savoir : qu’est-ce que le registre répertoire ?
Obligatoire, ce document indique l’ensemble des versements et remises réalisés par l’agent immobilier dans le cadre de son activité.
Quelles sont les étapes pour remplir le registre des mandats ?
Il faut tout d’abord indiquer dans le registre toutes les informations concernant le contrat et notamment :
> Type de mandat (simple, exclusif)
> Profil des clients
> Date du début et de fin de mandat
> Durée initiale du contrat
Il est également nécessaire d’ajouter un bien au mandat. Il s’agit notamment de préciser :
> L’adresse du bien
> Sa typologie
> Le nombre de pièces
> Le nombre d’étages
> Le type de cuisine
> Le prix du bien
> La présence d’équipements (garage, piscine, etc.)
Enfin, vous devez indiquer l’ensemble des informations concernant votre client :
> Civilité
> Nom
> Prénom
> Adresse complète (code postal, ville, pays)
Le numéro d’inscription au registre doit être identique à celui mentionné sur l’exemplaire remis au client. Il doit également être indiqué sur le registre-répertoire. À défaut, votre mandat pourrait être considéré comme caduc.
Remplir son registre de mandats : les précautions à prendre
Chaque mandat signé doit être inscrit dans le registre par ordre chronologique. La jurisprudence est particulièrement sévère sur ce point. En cas d’erreurs dans l’ordre des mandats, ces derniers sont frappés de nullité.
Votre registre ne doit par ailleurs comporter aucune faute, aucune rature ou blanc. Vous ne devez pas le modifier par la suite. Dans le cas contraire, votre mandat sera annulé. Si vous constatez une erreur dans une des inscriptions de votre registre, il est nécessaire de l’indiquer dans la partie “observations”. Vous devez ensuite obligatoirement créer une nouvelle ligne pour inscrire de nouveau votre mandat.
En cas de signature du mandat chez le client, il est nécessaire de pré-inscrire le contrat dans le registre, en lui attribuant un numéro. Si finalement le client ne donne pas suite, il suffira d’inscrire en observations sur le registre : “mandat non signé”. Si possible, vous pouvez également emporter votre registre chez les clients afin de procéder à l’inscription du mandat.
Enfin, lorsque le mandat est signé à distance, vous devez impérativement dater, signer, enregistrer et numéroter les deux exemplaires de votre contrat. Ces derniers seront alors communiqués au client qui devra vous en renvoyer un signé. S’il ne donne pas suite, vous devrez le mentionner dans la section “observations” de votre registre.
Bon à savoir : combien de temps doit-on conserver le registre des mandats ? Quel que soit son format, celui-ci doit être conservé par l’agence pendant 10 ans minimum.
Bien remplir son registre de mandats est donc une obligation professionnelle essentielle. Une erreur peut entraîner la perte de votre commission. Vous devez également éviter d’antidater les enregistrements ou d’indiquer des mandats non aboutis. Cela constitue en effet un faux en écriture.
