Voté en 2016 par le Parlement européen, le Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD) s’imposera aux entreprises à compter du 25 mai 2018. Et les agents immobiliers n’échapperont pas à ces nouvelles obligations. Petit tour d’horizon des changements à venir !
1. Protection des données personnelles: un cadre plus strict pour l’agent immobilier
Votre activité immobilière s’appuie sur de nombreux fichiers : propriétaires vendeurs, bailleurs, acquéreurs, locataires évidemment, mais aussi ceux de vos collaborateurs et partenaires. Des fichiers qui, pour être utiles à vos missions, renferment des données personnelles et confidentielles. Si les éléments de situation personnelle, professionnelle et financière sont indispensables à l’appréciation du dossier et à la conduite du projet, la protection de ces derniers est depuis 1978 encadrée par la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).
C’est ainsi que toute personne concernée par un fichier dispose par exemple d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression de ses données personnelles en vertu de l’article 34 de la loi « informatique et libertés ». Si le RGPD n’apporte rien de fondamentalement nouveau à cette norme, il impose un cadre et notamment une formalisation plus stricte dans la gestion des données personnelles. C’est le moment de vous pencher sur vos pratiques en la matière pour vous mettre à niveau !
Ce que vous risquez en cas de non-respect du RGPD
Les entreprises qui ne respectent pas le RGPD risquent 2 % ou 4% de leur CA – plafonné à 10 et 20 millions d’euros – en fonction de la nature des manquements constatés. Une sanction extrêmement élevée, qui dans la plupart des cas pourra mettre en jeu la survie même de l’enseigne.
2. La philosophie du texte
Le RGPD concerne le traitement informatisé ou manuel de tous les fichiers de données structurés, et s’applique à toute personne morale ou physique qui les alimente ou les utilise. Très concrètement, l’immobilier implique un nombre très important de données personnelles le plus souvent numérisées. Nom, adresse postale, téléphone, e-mail et toute autre information communiquée par le client lui-même ou générée par sa navigation sur votre site doivent être protégés. Ces informations ont vocation à être conservées dans des conditions de sécurité conformes, et utilisées par l’agent immobilier et ses collaborateurs dans le seul cadre de la mission qui leur est confiée.
3. Ce que vous devez faire d’ici au 25 mai
Le Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles implique principalement huit nouvelles obligations :
– La nomination d’un délégué à la protection des données.
– La formalisation des procédures de sécurité et de traitement des données au sein de l’agence immobilière.
– La création d’un registre des traitements.
– Des modalités de recueil de consentement renforcées.
– Le renforcement des droits des personnes présentes aux fichiers et la création de droits nouveaux comme celui à la portabilité des données.
– La réalisation d’analyses des conséquences du RGPD.
– La notification des violations.
– Une formalisation écrite des procédures et des pratiques conformes.
4. Comment vous préparer avant le 25 mai 2018 ?
Commencez par désigner votre DPO (Délégué à la Protection des Données) avec pour mission d’orchestrer la transition CNIL-RGPD. Il lui reviendra de répertorier l’existant en matière de fichiers et de pratiques pour identifier les risques. Fort de cet audit interne, votre DPO sera en mesure de vous proposer les évolutions de procédures nécessaires au respect du RGPD. Celles-ci actées, il ne vous restera plus qu’à les documenter pour pouvoir à tout moment prouver votre conformité. Ces nouvelles contraintes s’ajoutent à celles déjà très nombreuses qui s’appliquent plus particulièrement au secteur de l’immobilier, notamment du fait de la loi ALUR. Impossible d’y couper. Voilà un challenge que tous les acteurs du marché devront relever !
Parce qu’il offre un cadre plus rassurant pour le consommateur, le RGPD constituera un atout à mettre en avant par les agents immobiliers qui joueront le jeu. Un argument de plus pour vous y mettre au plus vite !
