¾ des cadres consultent leurs communications professionnelles pendant leurs congés, alors même que 82 % d’entre eux considèrent l’hyperconnexion comme négative. Sur le marché aussi concurrentiel que l’immobilier, comment partir sereinement en vacances sans manquer d’opportunité ni entamer la relation-client ?
1. Dégager les priorités présentes… et à venir
Pour éviter d’être saisi d’angoisse sous le parasol, le maître mot pour partir l’esprit tranquille réside dans la préparation. Commencez bien en amont (J-21) par faire le point sur le travail en cours, la liste des dossiers, ainsi que les échéances : quelle tâche, quel projet peut attendre, quelle activité est prioritaire et comment s’organiser. « Je dresse une liste des tâches pour planifier mon départ… mais aussi mon retour », témoigne Catherine Chaussonnière, responsable des ventes à Quatro Promotion, qui a morcelé ses congés « pour ne pas perdre le contact client. Nous avons un programme sur lequel la demande est forte, je ne pouvais pas partir 3 semaines de suite ». Occupez-vous des tâches prioritaires, notamment les rendez-vous avec banquiers, juristes et notaires, qui seront rarement joignables en aout. « L’idéal est de ne pas prévoir de livraison de programmes en aout, car les entreprises impliquées sur les chantiers sont en congés », complète-t-elle. Ensuite, prenez encore le temps de partager avec l’équipe le travail à réaliser. Car ce départ imminent impose de savoir déléguer. « Beaucoup de managers se disent surbookés, mais en réalité c’est qu’ils n’arrivent pas à déléguer » indique Pierre Longin, auteur et consultant spécialisé en PNL.
2. Savoir déléguer…sans perdre le contrôle
Plutôt qu’une perte de pouvoir, une délégation bien menée doit être considérée comme un enrichissement réciproque ! Vous pouvez viser une délégation globale à une personne sûre, et/ou attribuer des délégations spécifiques selon les compétences de vos collaborateurs. Prenez bien le temps de les briefer sur les points qui vous paraissent importants et programmez un suivi, pour contrôler le travail effectué dès votre retour. « Je laisse à mes collaborateurs des éléments techniques, juridiques à transmettre, mais je ne peux pas déléguer la relation client, donc je reste joignable si un dossier est en cours », relate Mme Chaussonnière. N’oubliez pas de communiquer les éléments utiles à une bonne relève via un récapitulatif écrit. Plus vous sentirez les gens informés et concernés, plus vous serez apaisé. « Pour le reste, personne ne peut décider pour vous de ce qui doit demeurer entre vos mains » résume Didier Noyé, auteur de « Déléguer et responsabiliser » aux éditions Insep Consulting.
3. Fixer les règles auprès de vos interlocuteurs
N’oubliez pas de prévenir de votre absence tous vos interlocuteurs (clients, fournisseurs, collaborateurs) susceptibles de vous contacter. Avant tout, prévenez oralement ou par email individuel vos contacts les plus réguliers. La responsable de Quatro Promotion a ainsi contacté ses clients dont les transactions sont en cours par téléphone. Rassurez-les : oui, vous reprendrez leurs problématiques à la rentrée. Si au sein de grands groupes le renvoi d’appel est souvent automatisé vers des call center, n’oubliez pas de configurer messagerie téléphonique et boîte mail en précisant vos dates de congés ainsi que les coordonnées de la personne relai. C’est à vous de fixer les règles. Posez des limites à vos équipes ainsi qu’à vous-même : par exemple vérifiez vos mails une fois par jour, refusez les appels ou limitez-les à certaines heures et certaines urgences.
4. S’autoriser à déconnecter
« Les vacances sont le moment privilégié pour découvrir quelque chose de nouveau, vivre une autre vie, quitter le milieu professionnel et retrouver une certaine sérénité » explique Pierre Longin. Pourtant, ¾ des cadres consultent leur téléphone, smartphone (…) pendant leurs congés, alors même que 82 % considèrent cette hyperconnexion comme négative. Si vous le pouvez, partez sans tablette, portable ni ordinateur, et si cette option n’est pas envisageable, désactivez vibreur ou sonnerie pour ne pas avoir continuellement le nez dans vos emails. Sinon, le risque est que « le mail réactive tous les soucis du travail », rappelle l’auteur. Si vous êtes seul maître à bord, vous pouvez vous autoriser 1 h de travail pour éviter l’angoisse du retour. C’est le cas du gérant d’Immobilière Lyon Foch : « Je ne peux pas déconnecter complètement, je renvoie les appels vers mon portable, mais je peux m’absenter physiquement début aout qui dans notre métier de transaction est une période calme ».
5. En profiter pour se concentrer sur l’essentiel
Déconnecter n’implique pas inactivité intellectuelle ! A contraire, cela peut être le moment de prendre de la distance, de se concentrer sur la préparation de l’avenir, sur la stratégie de croissance, sur son cœur de métier. « C’est une période propice à notre réflexion sur la stratégie commerciale. Durant l’été, on prépare les lancements de programmes de la rentrée ! » confirme la directrice commerciale d’un grand groupe.
N’oubliez pas d’alléger votre emploi du temps la semaine qui précède votre départ et gardez du temps la dernière journée pour vérifier que tout est en ordre et que tous ces conseils ont bien été appliqués !
