Par nature, l’agent immobilier est sur le qui-vive. Il doit mener de front des missions administratives, tout en restant à l’affût des opportunités commerciales. Pas simple de s’organiser quand il faut jongler avec des temporalités si différentes.Quelques astuces pour changer ses mauvaises habitudes et booster sa productivité.
1. Limitez les interruptions inutiles
Entre les SMS publicitaires, les chats type WhatsApp, les « push » des journaux en ligne ou les notifications Facebook, nos portables personnels n’en finissent plus de biper et de détourner notre attention professionnelle, souvent pour de mauvaises raisons. Au final, mises bout à bout, ces micro-interruptions s’avèrent terriblement chronophages. Veillez donc à distinguer clairement votre smartphone professionnel de votre téléphone personnel – et à désactiver toutes les notifications intempestives.
Objectif : vous concentrer sur les alertes vraiment utiles pour votre business ; autrement dit, celles qui concernent directement vos clients et prospects. A noter en effet que certains portails ont conçu des services qui misent sur la réactivité des agents. Il serait dommage de manquer des affaires parce que les alertes sont noyées sous un flot d’informations parasites.
2. Automatisez certaines de vos tâches
Rapprochement automatique des vendeurs et des acquéreurs, envoi d’emails de relance personnalisés, partage de biens avec des confrères, création automatique des annonces de vitrine, agenda partagé avec les clients et les notaires : les logiciels de transaction offrent désormais une myriade de fonctionnalités qui gagnent à être mieux connues et davantage exploitées.
L’enjeu : vous libérer de certaines tâches à faible valeur ajoutée, pour mieux vous concentrer sur votre cœur de métier : la relation client.
3. Affinez vos to-do lists
Rédiger une longue liste de choses à faire en arrivant à l’agence le matin donne sans doute bonne conscience, mais n’est pas forcément efficace. Inutile par exemple d’écrire inlassablement sur votre post-it que vous devez « faire des relances », ou « prospecter » : privilégiez plutôt les actions concrètes. Appeler Monsieur X et Madame Y pour renégocier l’offre d’achat, par exemple.
Autre astuce : organisez les tâches en fonction de leur degré d’importance d’une part et de leur degré d’urgence d’autre part. Objectif : s’attaquer en premier aux actions à forte plus-value.
4. Structurez votre emploi du temps
Certes, votre métier requiert une grande flexibilité. Reste que la discipline est un facteur clé de succès dans l’immobilier. Concrètement, une bonne technique d’organisation consiste à définir chaque jour des créneaux fixes, associés à des tâches précises.
Par exemple, dégagez-vous systématiquement une trentaine de minutes, tous les matins à la même heure, (lorsque le téléphone n’a pas commencé à sonner), pour réaliser votre pige quotidienne. Déterminez un créneau chaque jour à la même heure spécifiquement consacré à vos actions de prospection terrain à l’extérieur de l’agence. Organisez vos journées en fonction des besoins de vos clients – qui sont souvent disponibles plutôt en fin de journée pour les visites, par exemple. Cette mécanique exigeante vous permettra, à terme, de créer des routines, et faire un bond spectaculaire en matière de productivité.
